J4S recrute un(e) paralégal(e) pour intégrer le service annuités d’un célèbre Cabinet de Propriété Industrielle en CDI à Asnières-Sur-Seine.

Rattaché(e) à la responsable du service annuités, vous serez garant(e) de la gestion annuités.

Missions :

Gestion des annuités :

– Gestion d’un important portefeuille d’annuités pour différents types de clients : particuliers, établissements publics, établissements privés,

– Gestion de portefeuilles clients uniquement annuités : surveillance des délais, surveillance des informations/mises à jour des données transmises par différentes sources (cabinets et/ou clients),

– Enregistrement de ces données et des délais correspondants sur le logiciel dédié,

– Gestion du courrier entrant sur différentes adresses courriels : une adresse générale de service et plusieurs adresses courriels spécifiques dédiées à des clients particuliers (volume d’annuités important),

– Préparation, édition et envoi des Avis / Rappels d’échéances d’annuités tenant compte des spécificités clients. Ces rappels peuvent être annuels, semestriels ou trimestriels et sont édités par le biais de traitements spécifiques sur un logiciel dédié à la gestion des annuités,

– Gestion et surveillance des instructions clients sur un logiciel dédié à la gestion des annuités : ordres d’abandon, ordres de paiement, ordres de cessation de surveillance,

– Edition et transmission des factures aux clients selon leurs spécificités (courrier, email, chorus pro et autres plateformes…). Enregistrement des factures sur le logiciel dédié et traitement en lot des délais associés,

– Surveillance des Quittances Officielles de paiement reçues. Enregistrement sur le logiciel dédié. Traitement en lot des délais associés,

– Fournir aux clients, sur demande ou selon les accords mis en place, divers documents : états de portefeuille, états budgétaires, état de facturation,

– Recueillir et documenter les informations sur l’activité et la configuration technique des clients,
Implication dans la démarche Qualité du cabinet :

– Aide à la création, application et mise à jour de procédures / modes opératoires internes et procédures clients,

– Construire des relations solides et positives avec les clients clés à différents niveaux,

– S’assurer que les demandes des clients clés sont résolues rapidement et traitées de manière professionnelle,

– Identifier les besoins en formation/connaissances des clients et des collègues,

– Préparer et assurer la formation des clients et des collègues si nécessaire,

– Assurer le suivi des clients et maintenir un contact régulier
– Implication dans l’évolution de l’organisation et des outils Annuités au niveau du groupe

Profil recherché :

Bonne maîtrise du pack Office
Première expérience exigée
Connaissance des environnements exigeant
Rigueur et organisation
Bon niveau d’anglais

Contact :

Déborah ou Sandra

01.48.07.48.07

[email protected]

Rémunération: Selon profil

Démarrage : ASAP

Contact : 01.48.07.48.07